Помощен център
Към disa.bg
Комуникация

Имейл и изходяща поща

Настройте от кой имейл адрес изпращате документи и известия на клиентите, и проследявайте цялата изходяща кореспонденция.

Имейл адресите и шаблоните са достъпни за Администратор и Мениджър от менюто на потребителя → „Имейл адреси".

Имейл адреси

Имейл адресите са подателите, от чието име DISA изпраща съобщения до клиентите. Организацията може да има повече от един — например различен за различни счетоводители или групи клиенти.

  1. 1
    Отворете „Имейл адреси" от менюто на потребителя

    Списъкът показва всички конфигурирани адреси за вашата организация.

  2. 2
    Кликнете „+ Добавяне"

    Въведете наименование (за вътрешна употреба) и имейл адрес.

  3. 3
    Изберете метод на изпращане

    По подразбиране изпращането е чрез системата на DISA. За да използвате собствен SMTP сървър, включете опцията и попълнете настройките (вижте по-долу).

  4. 4
    Добавете подпис (по желание)

    HTML подпис, добавян автоматично в края на всяко изпратено съобщение.

Организацията трябва да има поне един имейл адрес. Не можете да изтриете последния адрес, ако клиенти или задачи го използват.

SMTP настройки

Ако използвате собствен имейл сървър (Google Workspace, Microsoft 365, собствен SMTP), активирайте SMTP и попълнете следните настройки:

ПолеОписаниеПример
Сървър Адрес на SMTP сървъра smtp.gmail.com
Порт Порт за свързване 587 (TLS) / 465 (SSL)
TLS STARTTLS криптиране (порт 587) Включено за Gmail, M365
SSL SSL/TLS криптиране (порт 465) Включено само за SSL портове
Потребителско ime Имейл адресът за вход в сървъра office@kantora.bg
Парола Парола за достъп до SMTP (за Google — App Password) Само за SMTP — не е паролата за DISA
Google Workspace / Gmail: Използвайте порт 587 с TLS. Паролата трябва да е App Password (приложна парола), генерирана от Google акаунта — не обичайната ви парола. Намерете я от Google Account → Security → 2-Step Verification → App passwords.

Тестване на имейл адрес

След добавяне или промяна на SMTP настройки, изпратете тестов имейл преди да използвате адреса в реална комуникация с клиенти.

  1. 1
    От списъка с имейл адреси → кликнете ⋮ → „Тест"

    Системата изпраща тестово съобщение до имейл адреса на текущия потребител.

  2. 2
    Проверете пощата си

    Ако получите имейла — конфигурацията е правилна. Ако не — проверете настройките и грешката в изходящата поща.

Имейл шаблони

Шаблоните се управляват от страницата на регулярната задача за изискване на документи (раздел „Шаблони"). Те не са глобални — всяка регулярна задача има своите.

  • Всеки шаблон има заглавие (за вътрешна употреба) и съдържание (HTML или обикновен текст, изпратено до клиента).
  • Шаблонът може да съдържа персонализиращи елементи, автоматично заменени при изпращане.
  • Различни клиенти могат да използват различни шаблони от една и съща задача.

За повече информация: Настройка на изискване на документи → Имейл шаблон.

Изходяща поща

Изходящата поща е пълният одитен дневник на всички имейли, изпратени от вашата организация. Достъпна от лявото меню → „Изходяща поща".

Какво показва

  • Дата и час на изпращане
  • Тема и получател
  • Изпратил (кой служител е задействал изпращането)
  • Статус: Успешно или Неуспешно
  • При неуспех — причина за грешката

Филтри

  • Изпращач — ограничете до имейлите от конкретен служител.
  • Статус — само успешни, само неуспешни или всички.
  • Търсене — по тема или получател.
Ограничен потребител вижда само своите изпратени имейли. Всички останали роли виждат цялата изходяща поща на организацията.

Детайли на имейл

Кликнете върху ред в изходящата поща, за да видите пълното съдържание — тема, получатели, текст и прикачени файлове. Имейлите от задачи имат линк обратно към задачата.