Как да разпределите работата в счетоводен екип

Двама или повече счетоводители, шестдесет клиента, четири вида месечна работа. Как се дели? Въпросът изглежда организационен, но е икономически: лошото разпределение се плаща с преработване на едни, недоизползване на други и срокове, които се спасяват в последния ден. Ето принципите, които сме виждали да работят.

Трите модела на делене

По клиенти (портфейли)

Всеки счетоводител води „свои" клиенти от начало до край — ДДС, ТРЗ, банка, приключване. Най-разпространеният модел и с основание: пълна отговорност, клиентът има едно лице насреща, контекстът е у един човек. Слабостите му: хората стават незаменими (виж какво става при напускане), а портфейлите застаряват неравномерно — при единия клиентите растат, при другия се свиват, и след две години „по 20 клиента на човек" вече не значи по равно.

По вид работа (специализация)

Един поема ТРЗ за всички, друг — ДДС, трети — приключването. Ефективно за големи обеми и добре за качеството: човекът, който прави само ТРЗ, го прави бързо и без грешки. Цената: никой не вижда клиента цялостно, а отпускът на „ТРЗ човека" спира ТРЗ-то на цялата кантора.

Смесен

Портфейли за ежедневната работа, специализация за тясната (ТРЗ, годишно приключване, по-сложните ДДС казуси). На практика повечето кантори над четирима души гравитират натам, дори без да са го решавали формално. Работи, стига да е ясно записано кой какво носи — точно в смесения модел „мислех, че ти го гледаш" се случва най-често.

По равно не значи по брой

Най-честата грешка при портфейлния модел е клиентите да се броят на калпак. Клиент с пет фактури месечно и клиент с двеста са „по един клиент". За смислено сравнение трябва мярка за тежест — може груба: малък / среден / голям, или по-точна, ако отчитате време по клиент, при което тежестта просто се чете от справката. Портфейл се мери в часове труд, не в брой редове.

Как да видите кой е претоварен, преди да ви каже

Претоварването рядко се обявява. Обявяват го симптомите: закъснения при иначе изряден човек, статуси, които спират да се обновяват, оставане след работно време като норма. Дотогава обикновено е минал месец. По-евтините сигнали са две прости проверки:

• Отворени задачи по човек в момента — не за месеца, а днес. Съотношение 40:15 между двама колеги е разговор, който трябва да се случи тази седмица.
• Часове по човек за периода, ако отчитате време. Числото хваща и това, което бройката задачи крие — двама с по 20 задачи, единият с леки клиенти, другият с тежки.

И двете проверки изискват работата да се вижда на едно място. Ако всеки си я води в свой файл, претоварването е невидимо по построение — това е една от петте слабости на модела, който сме описали в статията за Excel организацията.

Правила, които спестяват спорове

• Всяка задача има един изпълнител. Не „екипът", не „двамата". Един. Съвместната работа е добра; съвместната отговорност е ничия.
• Всеки клиент има резервен човек. Не втори работещ — само някой, който знае къде какво е, за отпуски и болнични. Половин час въвеждане на тримесечие е цената; спокойният август е ползата.
• Преразпределянето е нормално, не извънредно. Портфейлите се разместват при нов клиент, при напускане, при явно неравновесие — по правило, а не след натрупано напрежение. Колкото по-лесно е техническото прехвърляне, толкова по-често се случва навреме.
• Новите клиенти се дават по натовареност, не по ред. „Чий ред е" е справедливо само ако портфейлите са равни. Не са.