Как да разпределите работата в счетоводен екип

Двама или повече счетоводители, шестдесет клиента, четири вида месечна работа. Как се разпределя? Въпросът изглежда организационен, но е икономически: лошото разпределение се плаща с претоварване на едни, недостатъчно натоварване на други и срокове, които се спасяват в последния ден. Ето принципите, които сме виждали да работят.

Трите модела на разпределение

По клиенти (портфейли)

Всеки счетоводител обслужва „своите" клиенти от начало до край — ДДС, ТРЗ, банка, приключване. Най-разпространеният модел, и с основание: пълна отговорност, клиентът има един човек насреща, контекстът е на едно място. Слабостите му: хората стават незаменими (вижте какво се случва при напускане), а портфейлите се променят неравномерно с времето — при единия клиентите растат, при другия намаляват, и след две години „по 20 клиента на човек" вече не означава по равно.

По вид работа (специализация)

Един поема ТРЗ за всички, друг — ДДС, трети — приключването. Ефективно при големи обеми и добро за качеството: човекът, който прави само ТРЗ, го прави бързо и без грешки. Цената: никой не вижда клиента цялостно, а отпускът на колегата, който отговаря за ТРЗ, спира ТРЗ на цялата кантора.

Смесен

Портфейли за ежедневната работа, специализация за по-тясната — ТРЗ, годишно приключване, по-сложните ДДС казуси. На практика повечето кантори с над четирима души стигат до този модел от само себе си, без да са го решавали формално. Той работи, стига да е ясно записано кой за какво отговаря — именно при смесения модел „мислех, че ти го гледаш" се чува най-често.

По равно не означава по брой

Най-честата грешка при портфейлния модел е клиентите да се разпределят по бройка. Клиент с пет фактури месечно и клиент с двеста са „по един клиент". За смислено сравнение е нужна мярка за тежест — може и груба: малък, среден, голям. А ако отчитате време по клиенти, тежестта просто се чете от справката. Портфейлът се измерва в часове труд, а не в брой редове.

Как да разпознаете претоварения, преди да ви го каже

Претоварването рядко се съобщава. Съобщават го признаците: закъснения при иначе изряден служител, статуси, които спират да се обновяват, оставане след работно време като нещо обичайно. Докато ги забележите, обикновено е минал месец. По-ранните сигнали идват от две прости проверки:

• Отворени задачи по служител в момента — не за месеца, а днес. Съотношение 40 към 15 между двама колеги е разговор, който трябва да проведете още тази седмица.
• Часове по служител за периода, ако отчитате време. Числото улавя и това, което броят задачи скрива — двама с по 20 задачи, единият с леки клиенти, другият с тежки.

И двете проверки изискват работата да се вижда на едно място. Ако всеки я води в свой файл, претоварването е поначало невидимо — една от петте слабости на модела, който сме описали в статията за Excel организацията.

Правила, които спестяват спорове

• Всяка задача има един изпълнител. Не „екипът", не „двамата". Един. Съвместната работа е полезна; съвместната отговорност е ничия.
• Всеки клиент има заместник. Не втори работещ — само човек, който знае къде какво се намира, за отпуски и болнични. Половин час въвеждане на тримесечие е цената; спокойният август е ползата.
• Преразпределянето е нормална практика, а не извънредна мярка. Портфейлите се преглеждат при нов клиент, при напускане, при явно неравновесие — по установен ред, а не след натрупано напрежение. Колкото по-лесно е самото прехвърляне, толкова по-често се прави навреме.
• Новите клиенти се възлагат според натовареността, а не по ред. „Чий ред е" е справедливо само ако портфейлите са равни. А те не са.